Qualiopi : un arrêté précise les modalités d’audit et l’accréditation des certificateurs

Renforcer le dispositif de certification qualité, préciser les modalités d’audit des organismes, harmoniser les pratiques d’audit des organismes certificateurs… ce sont les principaux objectifs de ce texte. Il y a quatre ans paraissaient les deux arrêtés du 6 juin 2019 relatifs aux modalités d’audit associées au référentiel national et aux exigences pour l’accréditation des certificateurs.

Aujourd’hui, l’arrêté du 31 mai 2023 réécrit quatorze articles. Cet arrêté dense, particulièrement précis et détaillé, porte des changements qui vont impacter l’encadrement des procédures Qualiopi. À noter que les dispositions concernant les modalités d’audit s’appliqueront au 1er septembre 2023. Celles concernant l’accréditation des certificateurs s’appliquent depuis le 9 juin 2023.

Trois types d’audits sont prévus dans le cadre de la certification Qualiopi : l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement. Les modalités d’audit sont renforcées pour chacun des trois.

L’audit initial

Au-delà des pièces déjà prévues, le candidat à la certification devra fournir des données complémentaires au certificateur : numéro Siren ; statut juridique de l’organisme et coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou de la personne physique candidate.

Une description de l’activité de l’organisme en tant que prestataire de formation est aussi requise. Il devra indiquer s’il « réalise des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s’il confie la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s’il intervient pour le compte d’un autre organisme de formation ».

Un organigramme nominatif et fonctionnel devra également être fournit par tous les organismes de formation audités (pas seulement les organismes de plus de trois salariés comme auparavant).

L’arrêté de mai 2023 définit la qualité de nouvel entrant qui doit remplir l’une des conditions suivantes :

• « un prestataire d’actions concourant au développement des compétences dans sa première année d’activité » ;
• « un prestataire d’actions concourant au développement des compétences qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie. »

Un prérequis est nécessaire pour se présenter à l’audit initial de Qualiopi : l’organisme de formation doit avoir réalisé au moins une action de chaque catégorie d’action visée.

L’audit de surveillance

L’audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliqué. La liste des indicateurs vérifiés lors de l’audit de surveillance est précisée.

Dans le cas d’un organisme audité en tant que nouvel entrant à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance est majorée d’une demi-journée.

Le non-respect de l’obligation d’affichage du certificat Qualiopi dans les locaux des organismes ou sur leur site, entrainera une non-conformité majeure.

L’audit de renouvellement

Un audit spécifique est nécessaire avant la date d’échéance du certificat afin de renouveler la certification. Les dispositions concernant l’audit de renouvellement sont spécifiées.

Il doit être réalisé selon les modalités de l’audit initial, en vérifiant les actions correctives mises en place pour traiter les non-conformités qui auraient été détectées lors de l’audit de surveillance.

La possibilité de changer d’organisme certificateur pour la demande de renouvellement est prévue sous condition de ne pas avoir conclu un nouveau contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d’actions sollicitées.

D’autres éléments constitutifs de la démarche de certification Qualiopi sont également concernés par des modifications :

• le traitement des non-conformités ;
• le traitements des signalements ;
• le cas des organismes multisites ;
• le transfert de certification ;
• la nouvelle demande après un refus ou un retrait de certification ;
• l’extension de certification.

La deuxième partie de l’arrêté concerne les exigences pour l’accréditation des organismes certificateurs. Ces modifications sont applicables depuis le 9 juin 2023.

Un organisme certificateur en cours d’accréditation (recevabilité favorable) est autorisé à démarrer les activités de certification et à délivrer des certificats hors accréditation. L’arrêté limite toutefois le nombre de certificats pouvant être délivrés hors accréditation à 50 certificats.

La suspension, le retrait d’accréditation ou une cessation d’activité font également l’objet de dispositions précises pour le certificateur.

En cas de suspension de l’accréditation, l’organisme certificateur n’est plus autorisé à délivrer des certificats, mais il peut réaliser des audits complémentaires et de surveillance des organismes déjà certifiés.

En cas de retrait d’accréditation ou de cessation d’activité, les certificats qu’il a délivrés restent valides durant une période de six mois à compter de la notification de la décision de retrait d’accréditation ou de cessation d’activité. L’organisme certificateur a l’obligation d’informer les prestataires qu’il a certifiés du retrait de son accréditation et des modalités de transfert de certification dans un délai de quinze jours.

Enfin, après un retrait d’accréditation, l’organisme certificateur ne peut pas déposer une nouvelle demande d’accréditation avant un délai de six mois à compter de la date de retrait.

Depuis le 9 juin 2023, le ministère chargé de la Formation professionnelle transmet aux financeurs de formation qui en font la demande, la liste des organismes certifiés. Il y mentionne également l’organisme certificateur ou l’instance de labellisation ayant délivré la certification et les dates de validité de la certification.

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